【テンプレあり！】面接通知の返信方法。

「面接にお越しいただきたく、ご連絡をさせていただきました」
頑張って求職活動しているなか、この面接通知はとても嬉しいものですよね。

ただ返信方法を一歩間違えると悪い印象を与えてしまい、不採用に一歩近づいてしまうことも……。せっかく一生懸命就職活動をやって、面接までこぎつけたのに、自分で首を絞めつけることになります。

そこで今回は、返信ミスを防止と素早く丁寧な対応をできるように、用途別返信テンプレートをご用意しました。

返信のポイントもご紹介しているので、実際に活用してみてください。

面接通知について

面接通知とは、企業が求職者に対して面接をしたいと感じた際に、「私はあなたと面接をしたいです」と意思表示をするものです。通知手段としては、メールないし電話が多いでしょう。

この面接通知を通じて、面接の場所や日時など、面接を受けるために必要な情報が伝達されます。企業側が細かいことを伝えたいときは、求職者にメールで通知する可能生が高いでしょう。たとえば面接会場の住所、オンライン面接用のURLなどは、メールで通知される傾向にあります。

返信期間

面接通知がきたら、できればその日うちに、遅くとも1日以内には返信するようにしましょう。
返信するスピードが早いと、「本気で入社したいのだろう」「仕事も早くできそう」といったことが伝わります。反対に、返信がなかなか来ないと「面接するのをためらっているのかな」「先延ばしグセがついているのかな」といった、マイナスな印象を抱かれてしまいます。

注意点として、いくら早めの返信が大事だからといっても、夜遅い時間に返信するのは考えもの。返信が21時以降になってしまう場合は、下書きだけにして、送信するのは朝にしておきましょう。もし事情があって、それが難しい場合は、「夜分遅くに大変失礼いたします」の一言をつけ加えるようにしてください。「仕事の関係上、遅い時間になってしまったことをお詫び申し上げます」といった具合に、遅い時間になってしまった理由も添えると印象を下げる事はないでしょう。

また、どうしても1日以内に返信できないケースもあると思います。そんときは、下記内容を取り急ぎ連絡しましょう。

たとえば、「仕事のスケジュール調整が必要なため、金曜日の15時までにご連絡いたします」といった具合です。ポイントは「すぐに回答できない理由」と「何日までに連絡するかといった見通し」を伝えること。きちんと理由を説明すれば、採用担当者もきっとわかってくれるでしょう。

なおccでメールが来ていた場合は、誰かに返信を見落とされないようためにも、ccメールは全員に返信するのが無難ですよ。

パターン別返信例

返信パターンはたくさんあるわけではありません。そのため、事前にテンプレートを作成しておくのがおすすめです。あとは言葉を変えるだけの状態になっていれば、クイックな返信が可能になります。

用途に合わせてぜひ、以下テンプレートを使用してみてください。

返信例（日程承諾の場合）

〈返信内容のテンプレ〉
件名：RE{送信側からくる内容をそのまま}
会社の正式名所
部署名　姓名様

お世話になっております。
先日、{応募先名}より求人に応募いたしました姓名です。
この度は、面接のご連絡いただきありがとうございます。

ご提示いただきました〇月〇日〇時にお伺いさせていただきますので、
当日はなにとぞよろしくお願いいたします。

ｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰ
姓名
住所
電話番号
メールアドレス

返信例（日程が合わず別日程を希望する場合）

〈返信内容のテンプレ〉
件名：RE{送信側からくる内容をそのまま}
会社の正式名所
部署名　姓名様

お世話になっております。
先日{応募先名}より貴社求人に応募いたしました姓名です。
この度は、面接のご連絡いただきありがとうございます。

ご提示いただきました日程での都合がつかず、別日程を頂戴したくことは可能でしょうか。
候補日を以下にてお送りさせていただきます。

〈候補日〉
・〇月〇日〇時以降
・〇月〇日〇時～〇時
・〇月〇日〇時～〇時

上記でのご調整が難しい場合は再度ご候補日をいただけますと幸いです。

お忙しい中お手数をおかけしてしまい大変恐縮ではございますが、
ご対応の程なにとぞよろしくお願いいたします。

ｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰ
姓名
住所
電話番号
メールアドレス

返信例（面接について質問がある場合）

〈返信内容のテンプレ〉
件名：RE{送信側からくる内容をそのまま}
会社の正式名所
部署名　姓名様

お世話になっております。
先日{応募先名}より貴社求人に応募いたしました姓名です。
この度は、面接のご連絡いただきありがとうございます。

以下内容をお伺いしたく、ご連絡させていただきました。

・質問事項を記載
・質問事項を記載
・質問事項を記載

お忙しい中お手数をおかけしてしまい、大変恐縮ではございますが、
ご返信いただけますと幸いでございます。

ｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰ
姓名
住所
電話番号
メールアドレス

返信例（面接を辞退したい場合）

〈返信内容のテンプレ〉
件名：RE{送信側からくる内容をそのまま}
会社の正式名所
部署名　姓名様

お世話になっております。
先日{応募先名}より貴社求人に応募いたしました姓名です。
お忙しい中、ご連絡いただきありがとうございます。

お話をいただいたにもかかわらず、{辞退理由}により選考辞退したく、ご連絡させていただきました。
貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

ｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰ
姓名
住所
電話番号
メールアドレス

電話の場合

企業からの連絡は、メールではなく電話でくる場合もあります。電話の内容は、次の面接案内など、うれしいお知らせが大半なので、慌てず元気よく電話に出るようにしましょう。電話対応をスマートに行うためのポイントは以下3つとなります。

ポイント1：応募先の電話番号をアドレス帳に登録しておく

応募・選考中の会社は、アドレス帳に登録するのがおすすめ。就職活動中は、知らない電話番号から電話がかかってくることが多くなり、誰からの電話なのかわからないといった状況になってしまいがちです。事前にわかっている電話番号を登録し、以前かかってきた電話番号も登録しておけば、誰からの電話なのか、わかるようになります。

ポイント2：留守番電話を設定しておく

留守番電話の設定をしておくのも、おすすめです。これにより、電車などに乗っていて、電話に出られないとき、企業が伝言メッセージを残してくれるようになります。その結果、要件を把握したうえで、電話をかけ直すことが可能になるのです。コミュニケーションをスムーズにとるためにも、留守番電話サービスを利用したほうがいいでしょう。

ポイント3：すぐにメモできるようにしておく

いつどこで電話がかかってきても、メモできるように準備しておきましょう。ペンとメモ帳でも、メモアプリでも構いません。すぐメモできないときは、「メモの準備をしますので、少々お待ちいただいてもよろしいでしょうか？」と伝えて準備しましょう。そして、面接日程や持ち物といった情報は必ずメモするようにしてください。重要な情報に関しては復唱して、メモの内容を再確認しておくと確実でしょう。

まとめ

面接通知はメールでくることが多く、基本的に1日以内に返信する必要があります。慌てて返信の文章を作成しないためにも、事前に使いまわせる返信文を用意しておくといいでしょう。返信文といっても、数パターンあれば対応できるので事前に準備はしておきましょう。ぜひご紹介したテンプレートを参考に、返信文を準備してみてください。

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